MS Teams 화상회의 개설하기
자신이 회의를 주최해야 한다면 Teams에서 새 회의를 만들 수 있어요. 과정이 간단해서 누구나 할 수 있어요.
Teams 앱을 열고 “새 모임” 또는 “모임 예약” 버튼을 찾으면 돼요. 버튼 위치는 버전에 따라 다를 수 있지만, 화면 상단이나 왼쪽 사이드바에 있을 거예요.
즉시 모임 시작
“지금 모임 시작” 옵션을 선택하면 바로 화상회의가 시작돼요. 초대할 사람들의 이메일을 입력하거나, 회의 링크를 복사해서 보낼 수 있어요. 매우 빠른 방식이에요.
모임 예약하기
미래에 진행할 회의를 미리 예약할 수 있어요. 날짜, 시간, 참석자들을 지정해요. Teams는 자동으로 초대장을 전송해요. 참석자들이 자신의 일정에 추가할 수 있어요.
반복 모임 설정
매주나 매월 같은 시간에 반복되는 회의를 설정할 수 있어요. 직장의 정기 회의나 팀 미팅 같은 경우에 유용해요. 한 번 설정하면 자동으로 반복된답니다.
회의실 또는 채널에서 회의 예약
특정 팀의 채널이나 회의실에서도 회의를 예약할 수 있어요. 이 방식은 팀 전체와 공유할 때 좋아요.
채널에서 회의 예약
채널 메뉴에서 “새 모임” 옵션을 찾아요. 채널의 모든 구성원이 자동으로 초대돼요. 이렇게 하면 팀의 모든 사람이 회의 정보를 볼 수 있어요.
회의 링크 공유
회의가 예약되면 Teams가 자동으로 회의 링크를 생성해요. 이 링크를 복사해서 이메일이나 메시지로 보낼 수 있어요. 링크를 받으면 누구나 회의에 참여할 수 있어요.
회의 전 설정과 준비
회의를 진행하기 전에 몇 가지 설정을 하면 더 전문적인 회의가 돼요.
배경 설정
회의 시작 전에 배경을 설정해요. 가상 배경을 사용하거나 실제 배경을 흐리게 할 수 있어요. 프로페셔널한 이미지를 유지하는 데 도움이 돼요.
마이크와 카메라 테스트
회의 시작 전에 “장치 설정” 메뉴에서 마이크와 카메라를 테스트해요. 음성이 선명한지, 영상이 깨끗한지 확인해요.
조명과 음향 확인
조명이 충분한지 확인하세요. 역광은 피하고, 정면에서 오는 조명이 좋아요. 배경음을 줄이기 위해 조용한 장소를 선택하는 것도 중요해요.
회의 중 참석자 관리
회의 주최자는 참석자들을 효과적으로 관리할 수 있어요.
로비에서 참석자 승인
회의 링크로 들어온 외부 사람들은 먼저 로비에 대기해요. 주최자가 승인하면 회의에 참여해요. 이를 통해 보안을 유지할 수 있어요.
음소거 제어
주최자는 방해가 되는 참석자의 마이크를 음소거할 수 있어요. 큰 행사나 많은 인원이 참여하는 회의에서 유용해요. 음소거된 사람도 손을 들어서 말할 기회를 요청할 수 있어요.
참석자 목록 관리
화면 오른쪽의 “사람” 탭에서 참석자 목록을 볼 수 있어요. 누가 참여했는지, 누가 떠났는지 확인할 수 있어요.
화면 공유 및 협업 도구
회의 중에 자료를 공유하고 함께 작업할 수 있어요.
화면 공유
“공유” 버튼을 클릭해서 화면을 공유해요. 전체 화면이나 특정 창만 공유할 수 있어요. 자료를 보여주거나 소프트웨어를 시연할 때 유용해요.
PowerPoint 공유
PowerPoint를 특별한 방식으로 공유할 수 있어요. “PowerPoint 라이브” 기능을 사용하면 더 좋은 화질로 프레젠테이션을 공유할 수 있어요.
화이트보드
Teams의 화이트보드 기능으로 그림을 그리거나 메모를 할 수 있어요. 회의 중에 아이디어를 시각적으로 공유하는 데 좋아요.
공동 편집
Word 문서나 Excel 스프레드시트를 회의 중에 함께 편집할 수 있어요. 모두가 같은 문서에서 작업하면서 효율적으로 협업할 수 있어요.
레코딩과 기록
회의를 기록해두면 나중에 참고할 수 있어요.
회의 녹화
“녹화 시작” 버튼을 클릭해서 회의를 녹화해요. 녹화가 시작되면 모든 참석자에게 알림이 표시돼요. 나중에 녹화된 영상은 Teams 또는 OneDrive에 저장돼요.
자동 기록
일부 조직에서는 모든 회의를 자동으로 기록하도록 설정할 수 있어요. 이는 조직의 정책에 따라 다를 수 있어요.
녹화본 공유
녹화가 끝나면 팀 채널에 자동으로 공유돼요. 참석하지 못한 사람도 녹화본을 보며 따라잡을 수 있어요.
채팅 활용
회의 중과 후에 채팅 기능을 잘 활용할 수 있어요.
실시간 채팅
회의 중에 채팅 창에서 메시지를 보낼 수 있어요. 링크를 공유하거나 빠른 질문을 할 때 유용해요.
파일 첨부
채팅에서 파일을 첨부해서 공유할 수 있어요. 프레젠테이션 자료나 참고 문서를 바로 보낼 수 있어요.
채팅 저장
회의 후에도 채팅 기록이 Teams에 남아요. 필요한 정보를 나중에 찾을 수 있어요.
회의 종료 및 사후 처리
회의를 마친 후 해야 할 일들이 있어요.
회의 종료
주최자가 “모임 종료” 버튼을 클릭하면 모든 참석자가 회의에서 나가게 돼요. 개별적으로 나가는 것과 다르니까 주의하세요.
회의 요약 생성
일부 Teams 버전에서는 회의 요약을 자동으로 생성할 수 있어요. 주요 포인트와 액션 아이템을 요약해서 팀에 공유할 수 있어요.
후속 조치
회의에서 결정된 사항들을 채널에 기록해요. 담당자를 지정하고 완료 기한을 정해요. Teams의 작업 기능을 사용하면 편해요.
결론
MS Teams는 강력한 화상회의 도구예요. 기본 기능부터 고급 기능까지 다양하게 활용할 수 있어요. 회의 진행 방식에 따라 적절한 기능을 선택해서 더 효과적인 회의를 만들 수 있어요.
처음에는 모든 기능을 다 사용할 필요는 없어요. 자주 사용하는 기능들부터 익혀나가면서 조금씩 고급 기능들을 배워나가면 돼요. 팀과 함께 효율적이고 전문적인 화상회의 문화를 만들어가세요.